효율적인 협업 방법 #1

2014년 말 쯤 공유와 협업의 필요성을 느끼게 되었다.

우리는 토목시공 회사이다. 또한 제조업을 병행하고 있다. 시공 현장은 전국에 걸쳐 있고 공장 역시 지방에 있다. 물리적으로 구성원들이 서로 멀리 떨어져 일을 해야한다. 따라서 기본적으로 의사 소통방법은 전화를 통해 이루어 진다.

스마트폰이 대중화 되었고 언제 어디서든 인터넷에 연결되어 살아가는 요즘 좀더 효율적으로 의사소통을 할 수 있는 여건이 충분히 무르익었다는 판단에서 몇가지 변화를 시도하였다.

10여년간 구성원 전체가 기존 방식에 너무 익숙해져 있었기 때문에 내부적인 저항이 매우 심했다.

한마디로 "사장이 미쳤어요"였다. ㅎㅎ

다음은 그 당시 우리 직원들이 했던 이야기들이다........

일정은 회의때 확인하면 되는거 아님?

많은 회사들이 매주 회의를 하면서 지나주의 이슈에 대해 진행 상황을 파악하고 금주에 할 일에 대해 회의를 진행한다. 그러나 매번 지난주에 일어났던 일을 통해 금주의 계획을 짜곤한다.

지금도 회의를 한다. 그러나 지난주에 일어났던 일들은 이미 모두 파악하고 있고 이미 대응하면서 진행했기 때문에 금주의 계획만을 가지고 논의한다.

카톡으로 하면 안되나요?
단톡방이 있다. 그러나 나열식의 대화이다. 누가 무엇을 해야하고 어떻게 협력해야 하는지는 알수가 없다. 그냥 이벤트가 발생했으니 알아서 해라! 라는 형태이다.

물론 지금도 쓰지만 지극히 개인적인 용도로만 사용한다.

전화로 하면 되는데....
현장에서 필요한 서류(회사서류) 및 일정을 전화로 확인하고 본사에 요청하면서 많은 시간을 허비한다.

물론 지금도 전화로 통화하고 협의한다. 그러나 중요한 진행 상황은 이미 인지하고 있어 필요한 내용만 통화한다.

회사 파일서버를 쓰는데 구글드라이브를 또 써야 하나?
파일서버를 구축해서 사용한지 10년이 넘었다. 업무 진행중에 발생하는 모든 파일은 파일 서버에서 저장된다. 그런데 외부에 나가면 본사에 전화해서 필요한 파일을 웹하드로 보내달라고 요청한다. 매우 비효율적이다.

물론 VPN을 사용해서 파일서버에 접속도 하지만 네트워크에 대한 지식이 모두 나와 같지 않다.

프로젝의 진행은 담당자들이 잘 알고 있는데....
프로젝트 단위로 일을 한다. 영업--> 설계지원-->계약-->제조 및 시공등의 단계별로 일이 진행된다. 각 단계별로 정보가 다르고 구성 인원도 바뀌게 된다. 따라서 전 단계에서 중요하게 논의되었던 내용에 대해 다음 단계 구성원이 인지할 필요가 있다.

<영업>
정보의 수집 및 컨텍 포인트에 대한 정보 및 자료의 수집부터 본격적인 설계지원 전단계까지 많은 정보가 오간다.

<설계지원>
영업행위를 통해 외부 조직과 설계지원 및 자료의 공유가 일어난다. 시공 전 까지 결정된 많은 정보가 쌓여간다.

<시공단계>
설계에 적용된 스펙에 따라 수량과 시공방법 및 인력투입 방법등을 고려해서 발주처와 협의하고 공장에 필요한 자재의 생산을 지시한다.

<제조>
자재투입 시기를 고려해서 원자재의 가공에 필요한 일정을 계획한다.

각 단계별로 많은 정보가 오간다. 이모든 일들을 전화통화로만 했다니..........

일만 늘어나는거 아니야?
약간 늘어나다. 그러나 카톡, 페이스북, 밴드를 할정도의 시간이면 이 모든 일들을 할 수 있다. 귀찮고 익숙하지 않을 뿐 엄청나게 많은 일을 추가로 발생하지는 안는다.

쉬는 시간에 서로들 모여서 하는 이야기를 얼핏들었다.ㅋㅋㅋ
"사장 생각이 얼마나 가는지 두고 보자!........"
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그러나 2년 정도 우여곡절 끝에 새로운 협업방법에 적응 했고, 그 전과는 다른 방식으로 일하고 있다.

우리의 경험을 공유하고자 한다.

현재 시행착오를 거처 다음 3가지 방식으로 업무를 진행하고 있다.

- 일정공유(google calendar)
- 자료의 공유(google drive)
- 프로젝트관리(trello)

1. 일정공유(google calendar)

현장의 진행상황, 영업 및 설계의 일정, 공장의 생산일정등을 전 직원이 파악할 수 있다.
전체 직원의 동선 및 계획된 일정를 공유하면서 사장 및 직원들이 어디에서 무엇을 하는지 모두들 알 수 있게 되었다.

2. 자료의 공유(google drive)

파일서버도 있고 웹하드도 있다. 그러나 공유라는 방식은 사용해보기 전까지 그 효용성을 잘 모른다. 클라우드 방식이 주는 편리함이라고나 할까?

공유된 파일을 실시간 수정 및 공유가 가능해 지면서 새롭게 바뀐 정보를 실시간으로 파악할 수 있다.

- 프로젝트 관리(trello)
프로젝트 단위의 일이 발생하고 각 단계별로 넘어가면서 정보가 누적되고 구성원이 바뀌면서 공유된다. 프로젝트의 성격과 그간 진행됬던 수만은 정보중에 각 단계별 구성원들은 전단계에서 진행되었던 정보를 한눈에 알아보고 대응하게 된다.

여러가지 툴이 존재했으나 가변적이고 공짜이며 항구적으로 사용할 수 있는 몇 안되는 좋은 어플이다.