2014년 말쯤 공유와 협업의 필요성을 느끼게 되었다.
우리는 토목시공 회사이다. 또한 제조업을 병행하고 있다. 시공 현장은 전국에 걸쳐 있고 공장 역시 지방에 있다. 물리적으로 구성원들이 서로 멀리 떨어져 일해야 하는 구조다. 따라서 기본적으로 의사소통은 전화를 통해 이루어졌다.
스마트폰이 대중화되었고 언제 어디서든 인터넷에 연결되어 살아가는 요즘, 좀 더 효율적으로 의사소통할 수 있는 여건이 충분히 무르익었다는 판단에 몇 가지 변화를 시도했다.
10여 년간 구성원 전체가 기존 방식에 너무 익숙해져 있었기 때문에 내부적인 저항이 매우 심했다.
한마디로 "사장이 미쳤어요"였다. ㅎㅎ
다음은 그 당시 우리 직원들이 했던 이야기들이다...
"일정은 회의 때 확인하면 되는 거 아님?"
많은 회사가 매주 회의하면서 지난주의 이슈에 대해 진행 상황을 파악하고 금주에 할 일에 대해 회의를 진행한다. 그러나 매번 지난주에 일어났던 일을 복기하며 금주의 계획을 짜곤 했다.
지금도 회의를 한다. 하지만 지난주에 일어난 일들은 이미 모두 파악하고 있고 즉시 대응하며 진행해 왔기 때문에, 이제는 금주의 계획만을 가지고 논의한다.
"카톡으로 하면 안 되나요?"
단톡방이 있다. 그러나 나열식의 대화일 뿐이다. 누가 무엇을 해야 하고 어떻게 협력해야 하는지는 알 수가 없다. 그저 "이벤트가 발생했으니 알아서 해라!"라는 형태다.
물론 지금도 쓰지만 지극히 개인적인 용도로만 사용한다.
"전화로 하면 되는데..."
현장에서 필요한 서류(본사 서류) 및 일정을 전화로 확인하고 본사에 요청하면서 많은 시간을 허비했다.
물론 지금도 통화하고 협의한다. 하지만 중요한 진행 상황은 이미 서로 인지하고 있어 꼭 필요한 내용만 짧게 통화한다.
"회사 파일서버를 쓰는데 구글 드라이브를 또 써야 하나?"
파일서버를 구축해서 사용한 지 10년이 넘었다. 업무 진행 중에 발생하는 모든 파일은 파일서버에 저장된다. 그런데 외부에 나가면 본사에 전화해서 필요한 파일을 웹하드로 보내달라고 요청한다. 매우 비효율적이었다.
물론 VPN을 사용해 파일서버에 접속할 수도 있지만, 직원의 네트워크 지식이 모두 같지는 않다.
"프로젝트 진행은 담당자들이 제일 잘 알고 있을 텐데..."
우리는 프로젝트 단위로 일을 한다. 영업 -> 설계 지원 -> 계약 -> 제조 및 시공 등의 단계별로 일이 진행된다. 각 단계마다 정보가 다르고 구성 인원도 바뀐다. 따라서 전 단계에서 중요하게 논의되었던 내용을 다음 단계 구성원이 명확히 인지할 필요가 있다.
영업: 정보 수집 및 컨택 포인트에 대한 자료 모으기부터 본격적인 설계 지원 전 단계까지 많은 정보가 오간다.
설계 지원: 영업 활동을 통해 외부 조직과 설계 지원 및 자료 공유가 일어난다. 시공 전까지 결정된 많은 정보가 쌓여간다.
시공 단계: 설계에 적용된 스펙에 따라 수량, 시공 방법, 인력 투입 방법 등을 고려해 발주처와 협의하고 공장에 필요한 자재 생산을 지시한다.
제조: 자재 투입 시기를 고려해 원자재 가공에 필요한 일정을 계획한다.
각 단계별로 수많은 정보가 오간다. 이 모든 일들을 그동안 전화 통화로만 처리했다니...
"일만 늘어나는 거 아니야?"
약간 늘어난다. 하지만 카톡, 페이스북, 밴드를 할 정도의 시간이면 이 모든 일을 충분히 처리할 수 있다. 귀찮고 익숙하지 않을 뿐이지, 엄청나게 많은 일이 추가로 발생하는 것은 아니다.
쉬는 시간에 직원들이 모여서 하는 이야기를 얼핏 들었다. ㅋㅋㅋ
"사장 생각이 얼마나 가는지 두고 보자!..."
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그러나 2년여 동안 우여곡절을 겪은 끝에 새로운 협업 방식에 적응했고, 우리는 이전과 완전히 다른 방식으로 일하고 있다.
우리의 경험을 공유하고자 한다.
현재 여러 시행착오를 거쳐 다음 3가지 도구와 방식으로 업무를 진행하고 있다.
일정 공유 (Google Calendar)
자료 공유 (Google Drive)
프로젝트 관리 (Trello)
1. 일정 공유 (Google Calendar)
현장의 진행 상황, 영업 및 설계 일정, 공장의 생산 일정 등을 전 직원이 실시간으로 파악할 수 있다. 전체 직원의 동선과 계획된 일정을 공유하면서, 사장 및 임직원들이 어디에서 무슨 일을 하는지 모두가 투명하게 알 수 있게 되었다.
2. 자료의 공유(google drive)
파일서버도 있고 웹하드도 있다. 그러나 '공유'라는 방식은 사용해 보기 전까지 그 효용성을 잘 모른다. 클라우드 방식이 주는 편리함이라고나 할까?
공유된 문서의 실시간 수정이 가능해지면서, 새롭게 바뀐 정보를 실시간으로 파악할 수 있게 되었다.
- 프로젝트 관리(trello)
프로젝트 단위로 일이 진행되고 각 단계로 넘어가면서 정보가 누적되면, 이에 따라 담당 구성원이 바뀌더라도 내용이 자연스럽게 공유된다. 프로젝트의 성격과 그동안 축적된 수많은 정보 중에서, 각 단계의 구성원들은 전 단계에서 진행되었던 핵심 내용을 한눈에 파악하고 신속하게 대응할 수 있게 되었다.
여러 툴을 검토해보았지만, 유연하게 활용할 수 있으면서도 무료로 지속 사용할 수 있는 몇 안 되는 훌륭한 애플리케이션이다.
협업과 관련된 일정 관리부터 시작해서 구글 드라이브, 트렐로까지 각각의 구성과 사용법을 천천히 올릴 생각이다.
내부 회의록 및 실제 경험을 토대로...
